Waar de prijs van afhangt
Er is geen vaste prijslijst voor workflow-automatisering, en wie er wel een heeft, verkoopt meestal een standaardtool die je zelf moet inrichten. Bij maatwerk bepalen drie dingen de prijs. Ten eerste de omvang: een agent die inkoopfacturen boekt is kleiner dan een agent die aanvragen, offertes en opvolging afhandelt. Ten tweede de koppelingen: aansluiten op een mailbox en een agenda is snel gedaan, aansluiten op eigen software of een oud boekhoudpakket kost meer werk. Ten derde de uitzonderingen: hoe vaker een mens moet meekijken, hoe meer regels en controles er nodig zijn.
Daarnaast telt wat je na oplevering wilt. Een agent die één keer gebouwd wordt en daarna niet meer verandert, is goedkoper dan een agent die maandelijks wordt bijgestuurd en uitgebreid. In de praktijk loont dat laatste bijna altijd, omdat het werk in een bedrijf verandert.
Wat je moet weten voordat je een prijs vraagt
De grootste fout is een prijs vragen voordat duidelijk is wat er geautomatiseerd wordt. Dan krijg je een schatting die te hoog is (het bureau dekt zich in) of te laag is (en later stijgt). Beter is om eerst het werk in kaart te brengen: welke stappen, welke systemen, welke uitzonderingen, en wat er nu aan tijd of omzet weglekt. Daar hoort een rapport bij dat zegt wat het kost en wat het oplevert.
Daarom werken wij in die volgorde. Na een kennismaking van twintig minuten doen we een onderzoek naar de mogelijkheden met de systemen die je al gebruikt. Online, vanuit één gesprek, is dat onderzoek gratis. Wil je dat we een dag op locatie meekijken en samen met je team onderzoeken, dan kan dat ook; dat is betaald. In beide gevallen krijg je een rapport met de kansen, wat ze vragen en wat het kost, voordat je iets vastlegt.
Wat het oplevert, en hoe je dat meet
Automatisering loont als de agent werk overneemt dat nu door mensen gedaan wordt of blijft liggen. Reken niet met percentages uit een brochure, maar met je eigen situatie: hoeveel uur per week gaat er naar het werk dat de agent overneemt, hoe vaak blijft iets liggen, en wat kost een offerte die een week te laat de deur uitgaat. Zet daar de prijs van de agent tegenover en je weet binnen een gesprek of het zin heeft.
Bij elke agent die wij bouwen hoort een dashboard waarin je ziet wat hij doet. Daardoor kun je na een paar weken zelf zien of de rekensom klopt, in plaats van erop te vertrouwen.