Waarom offertes blijven liggen
Een offerte maken is zelden moeilijk, maar wel werk dat aandacht vraagt en tussen ander werk in valt. De aanvraag komt binnen via mail of een formulier, vaak onvolledig. Iemand moet de vraag begrijpen, de juiste artikelen of diensten kiezen, de prijs bepalen met de juiste korting of marge, het in het offertedocument zetten en het versturen. Zolang die persoon druk is met klanten of productie, wacht de aanvraag. Intussen vraagt de klant bij een concurrent ook een prijs op.
De schade zit niet in de tijd per offerte, maar in de vertraging. Wie als eerste een goede offerte stuurt, heeft een streepje voor. Dat is de reden om dit te automatiseren, niet het besparen van een half uur typewerk.
Wat een offerte-agent doet
De agent leest elke nieuwe aanvraag, uit de mailbox of uit het formulier op de website, en haalt eruit wat er gevraagd wordt: welke producten of diensten, welke aantallen, welke termijn, voor welke klant. Ontbreekt er iets, dan stelt hij de klant één gerichte vraag in plaats van te gokken. Daarna rekent hij met jullie eigen prijslijst, staffels en marges, en zet hij een conceptofferte klaar in jullie eigen opmaak, met de voorwaarden die daarbij horen.
De offerte gaat niet automatisch de deur uit. Hij staat klaar in een dashboard, met de aanvraag ernaast en een korte toelichting op de keuzes die de agent gemaakt heeft. Een collega controleert, past eventueel iets aan en verstuurt. Voor eenvoudige, terugkerende aanvragen kun je later instellen dat de agent zelf mag versturen; die keuze ligt bij jou, per soort aanvraag.
Wat je nodig hebt om te beginnen
Drie dingen: een plek waar aanvragen binnenkomen (mailbox of formulier), een prijslijst of prijsregels die ergens vastliggen, ook als dat een spreadsheet is, en een offertesjabloon dat je nu al gebruikt. Zijn de prijsregels vooral in het hoofd van één persoon, dan is het eerste werk om die op papier te krijgen. Dat is meestal ook meteen de grootste winst, los van de automatisering.
In een onderzoek naar de mogelijkheden met de systemen die je al gebruikt, kijken we hoe aanvragen nu lopen, waar de prijsregels staan en welke uitzonderingen er zijn. Daar komt een rapport uit met wat de agent gaat doen, wat het vraagt en wat het kost. Online, vanuit één gesprek, is dat onderzoek gratis.