Use-case
Offertes & calculaties
Een offerte-agent die jouw manier van calculeren begrijpt en aanvragen omzet in scherpe, consistente offertes. Je houdt zelf de regie, de agent doet het voorwerk.
Het knelpunt
In veel MKB-bedrijven is het maken van offertes een rem op de groei. Aanvragen komen binnen via mail, telefoon en formulieren, en belanden bij een paar mensen die het naast hun gewone werk doen. Calculeren gebeurt vaak op gevoel of in een spreadsheet die niemand anders durft aan te raken. Het resultaat: aanvragen blijven dagen liggen, offertes zien er per persoon anders uit, en marges verschillen zonder dat iemand precies weet waarom. Een klant die een week op een prijs moet wachten, is vaak al bij de concurrent geweest.
Onze aanpak
We beginnen niet met bouwen, maar met kijken. Hoe komen aanvragen binnen, welke informatie heb je echt nodig voor een prijs, en hoe reken je nu? Op basis daarvan bouwen we een maatwerk-agent die jouw calculatielogica volgt: prijslijsten, marges, kortingsregels en uitzonderingen die jullie al hanteren. De agent leest de aanvraag, verzamelt de ontbrekende gegevens, rekent de prijs door en zet een complete conceptofferte klaar in jouw huisstijl. Jij of een collega controleert en verstuurt, dus de kennis blijft in huis en de kwaliteit blijft op niveau.
Wat het oplevert
Het effect is direct merkbaar: aanvragen die binnen uren een prijs krijgen in plaats van dagen, offertes die er overal hetzelfde uitzien, en marges die niet meer per toeval ontstaan maar volgens jouw regels. Sneller reageren betekent een hogere kans dat je de opdracht wint, en consistent calculeren beschermt je marge. Tegelijk houden je beste mensen tijd over voor de aanvragen die echt aandacht en maatwerk verdienen.
Wat de agent doet
- Leest binnenkomende aanvragen uit mail en formulieren en haalt de relevante gegevens eruit.
- Rekent de prijs door volgens jouw eigen prijslijsten, marges en kortingsregels.
- Stelt een complete conceptofferte op in jouw huisstijl, klaar om te controleren.
- Signaleert ontbrekende informatie zodat niets half wordt verstuurd.
- Houdt overzicht van openstaande aanvragen, zodat geen enkele blijft liggen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het voordat een offerte-agent werkt?
Dat hangt af van hoe complex je calculatie is, maar meestal heb je binnen enkele weken een werkende eerste versie die meedraait met je echte aanvragen. We beginnen klein en breiden uit zodra het zich bewijst.
Werkt de offerte-agent met onze eigen prijslijsten en kortingsregels?
Ja. We bouwen de agent rond jouw calculatielogica: je prijslijsten, marges, kortingsregels en uitzonderingen. De agent rekent zoals jij rekent, niet volgens een standaardmodel.
Verstuurt de agent offertes zelf, of houden wij de controle?
De agent zet een complete conceptofferte klaar; jij of een collega controleert en verstuurt. Zo blijft de kwaliteit op niveau en blijft de kennis in huis.
Aan de slag
Past dit bij wat er in jouw bedrijf speelt?
We beginnen altijd met kijken wat er werkt. In een kennismakingsgesprek bepalen we samen of een maatwerk-agent hier echt waarde toevoegt.